Guías


Basándonos en un ordenamiento de sus actividades en forma secuencial y lógica, respetando normas internacionales ISO, es decir planificando, organizando, dirigiendo, controlando para lo cual utilizaremos el siguiente proceso llamado diagrama de procesos.

El diagrama de procesos es un documento que describe las actividades y debe seguirse en unidad administrativa que nos permitirán conocer el funcionamiento interno de una organización cuyo instrumento nos permitiría conocer el funcionamiento de dicha organización; cuyo objetivo es desarrollar sus actividades con eficiencia y eficacia en cada área cuyas políticas de control se define mediante las funciones y responsabilidades mediante unidades de costos que son los siguientes:

Manuales

Los manuales son herramientas de guía de las actividades que deben realizar el personal  de la organización es un compendio de funciones, actividades y tareas que deberán asumir las diferentes unidades administrativas.


DEFINICION.- Los manuales son la identificación clara de la estructura organizacional con las funciones y actividades asignadas a cada unidad los manuales forman parte de los organigramas, cuyas ventajas y desventajas son:


VENTAJAS:


1.      En cuanto a la organización

2.      En cuanto a los ejecutivos

3.      En cuanto al personal de operaciones.


1.- En cuanto a la organización.- Delimiten el campo de acción: funciones,  acciones  y por ende responsabilidades analizando la estructura física de la misma.


2.- En cuanto a los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su área de competencia. Contribuye a determinar su composición.


3.- En cuanto a su personal de operación:

·         Permite un conocimiento de la estructura de la organización.

·         Permite un conocimiento de las tareas iniciativas y responsabilidades


DESVENTAJAS:


1.      Se impone excesivo formalismo

2.      Se elabora demanda, esfuerzo y no son beneficiados, es decir su contenido en ocasiones es escaso.


PARTES DE UN MANUAL:

Un manual consta de tres partes.


1.      Parte General.- Describe una breve historia de la empresa con sus objetivos, políticas, estrategias  y la forma como el personal participara luego del mismo.

2.      Parte Esencial.- Describe mediante un análisis de estudio implementación mediante cuadros de representación.

3.      Parte Complementario.- Son las conclusiones, recomendaciones y anexos.


RAZONES PARA LA ELABORACION DE UN MANUAL


Las razones son muchas pero las más importantes ya que se enfocan más a claridad a la responsabilidad de la ejecución del mismo para lo  cual no se debe descuidar de:

A quien va dirigido las políticas de la organización, antecedentes de la misma norma de procedimiento, cuyos pasos son los siguientes:


1.      Tema

2.      Antecedentes

3.      Introducción

4.      Objetivos de la institución

5.      Políticas de la institución y estrategias

6.      Desarrollo

6.1  Observaciones

6.2  Encuestas

6.3  Entrevistas

6.4  Tabulación

6.4.1        Analítico, modelo

6.4.2        Organigrama

6.4.3        Flujo grama

6.4.4        Diagrama de procesos

7        Matrices devaluatorios y finales

8        Manual, Conclusiones y Recomendaciones.



Los manuales à guías para el desarrollo informático.

Ejercicios de autonomías


Elaborar un organigrama cuyas unidades son:

1        Gerente General

2.1. Gerente de Talento Humano.

2. Gerente de Programación

3. Programador 1,2 à vertical izquierdo.

5. Secretaría à 2 secretarias.

4. O y M cuyas actividades son asesores y planificar. Tiene una autonomía en Pifo en donde el administrativo de la autonomía coordina con O y M de la matriz, la secretaria coordina bicondicionalmente con el operativo financiero de la autonomía coordina con el gerente de programación y el legal de la autonomía con el asesor técnico de la matriz.

Desconcentración


Es la unión de descentralización y desconcentración.

Descentralización.- Transferir funciones  en forma definitiva.

Desconcentración.- Delega Actividades.

Cuya representación grafica es la siguiente:
Autonomía.- Grado de dependencia en las actividades de la organización
Representación: Existe tres tipos:
1.      Autonomía Total: Es aquella que consta 4 poderes.
·         Administrativa
·         Financiera
·         Operativa
·         Legal
2.      Autonomía Parcial: Es aquella que consta 3 poderes.
·         Administrativa
·         Operativa
·         Legal

3.      Autonomía Limitada: Es aquella que consta de 2 poderes
·         Operativa
·         Legal

Ejercicios


Realizar el organigrama analítico y modelo y organigrama de la siguiente estructura.




























2.- CONICO


Administración por procesos

Luego  de haber orientado los esfuerzos a medir, controlar y certificar y se deben alcanzar las siguientes mejoras
·         Disminución del coste
·         Disminución de inventarios
·         Mayor Satisfacción
·         Incrementa de la mano de obra.

Para la cual debemos mencionar los siguientes macro procesos
·         Gobernador(gobierno)
·         Gobernador de valor (Prestación de servicios)
·         Apoyo(Asesorías)
·         Habilidades(Desarrollo)
·         Especiales(Mejoramiento)

La unificación de estos macro procesos nos da como resultantes unos criterios para la preparación o ejecución de los organigramas.
·         Sencillo
·         Precio
·         Vigencia
·         Presentación
·         Uniformidad
1.      Fácil Visualización
2.      Relaciones  a coordinaciones
3.      No existe un periodo estable de vigencia
4.      Debe  hacerse en forma horizontal no vertical
5.      Debemos utilizar los rectángulos, deben tener uniformidad si sale del centro del rectángulo debe llegar al centro del lado opuesto.

Ventajas y desventajas de los organigramas


VENTAJAS:
·         Provee una imagen formal de la organización.
·         Obligan a los autores a aclarar sus ideas.
·         Muestra quien depende de quién.
·         Sirve como historial de cambio.


DESVENTAJAS:
·         Solamente representa la formalidad y la informalidad.
·         No señalan el grado de autoridad disponible a los distintos niveles.
·         Las personas pueden confundir sus estatus con su autoridad.